Bei Beginn einer Geschäftsbeziehung und auch währenddessen sollten Sie die UID-Nummer Ihrer Geschäftspartner prüfen. Das betrifft sowohl Lieferanten als auch Kunden.
Warum ist es ratsam, die UID-Nummer zu prüfen?
Die UID-Nummer zeigt die korrekte umsatzsteuerliche Registrierung eines Unternehmens in einem EU-Staat. Jedes Unternehmen kann in einem EU-Mitgliedsland maximal eine UID-Nummer beantragen.
Prüfung Lieferanten-UID-Nummer
Die UID-Nummer ist ein zwingender Rechnungsbestandteil auf einer österreichischen Rechnung mit Umsatzsteuer. Der Rechnungsempfänger kann die Vorsteuer aus der Rechnung nur dann in der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) zurückfordern, wenn die angegebene UID-Nummer des Lieferanten korrekt ist. Ausgenommen sind lediglich Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro inkl. Umsatzsteuer sowie Kleinunternehmer mit USt-Befreiung.
Prüfung Kunden-UID-Nummer
In bestimmten Fällen muss auch die korrekte UID-Nummer des Kunden auf der Rechnung stehen:
- Innergemeinschaftliche (ig) Lieferung: Die UID-Nummer ist Voraussetzung für die Steuerfreiheit.
- Übergang der Steuerschuld (Reverse-Charge): Fehlt die UID-Nummer, missglückt Reverse-Charge und man schuldet die in- oder ausländische Umsatzsteuer.
- Inlandsumsatz über 10.000 Euro: Hier ist die UID-Nummer des Leistungsempfängers Pflicht, wenn dieser Unternehmer ist.
Methoden der Überprüfung
In der EU sind zwei Stufen der Überprüfung vorgesehen:
- Stufe 1 (einfaches Bestätigungsverfahren): Hier wird die bloße Gültigkeit der abgefragten UID-Nummer bestätigt.
- Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren): Hier wird die Gültigkeit der UID-Nummer für einen bestimmten Namen unter einer bestimmten Anschrift bestätigt.
Tipp: Bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung oder bei Zweifeln an der Richtigkeit der Angaben sollten Sie eine Stufe 2-Abfrage durchführen. Bei laufender Geschäftsbeziehung reicht grundsätzlich eine regelmäßige Überprüfung nach Stufe 1.
Die Prüfung können Sie selbst in FinanzOnline oder über eine MIAS-Selbstabfrage auf dem EU-Server durchführen. Für die Abfrage brauchen Sie Ihre eigene UID-Nummer sowie die UID-Nummer Ihres Geschäftspartners.
MIAS-Selbstabfrage
So funktioniert die MIAS-Selbstabfrage, die eine Stufe 2-Prüfung darstellt:
Drücken Sie den Button „Los geht’s“
Füllen Sie die Abfragemaske aus:
Button „Prüfen“
Das Ergebnis zeigt, ob die UID-Nummer gültig ist und gibt auch den Namen und die Adresse des Unternehmens zur abgefragten UID-Nummer an. Diese Daten können Sie mit den Angaben Ihres Geschäftskontaktes vergleichen.
Die meisten Rechnungswesenprogramme können UID-Nummern automatisiert abrufen. Die Finanz bittet jedoch, dass UID-Nummern nicht permanent und automatisch abgefragt werden, da dies die Server überlastet.
Tipp: Speichern Sie jede UID-Nummern-Prüfung ab. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass die UID-Nummer falsch war, kann sich der Abfragende auf die Gültigkeit dennoch verlassen.
