Die neue Fahrtkostenersatzverordnung regelt zwei alternative Möglichkeiten für die Rückerstattung von Kosten für eine Dienstreise
Wenn der Dienstgeber dem Dienstnehmer nicht den tatsächlichen Fahrscheinpreis gegen Vorlage des Beleges bezahlt, gibt es folgende Möglichkeiten:
- Ein pauschaler Beförderungszuschuss gemäß § 7 Abs 5der Reisegebührenverordnung (RGV): € 0,50 pro Kilometer für die ersten 50 km, € 0,20 pro Kilometer für die nächsten 250 km, € 0,10 pro Kilometer für jeden weiteren Kilometer. Insgesamt darf der abgabenfreie Beförderungszuschuss je Wegstrecke € 109,00 nicht übersteigen.
- durch Ansatz der fiktiven Kosten für das günstigste Massenbeförderungsmittel. Dies bedeutet zB ein ÖBB Ticket der 2. Klasse; Sparschiene-Tickets müssen nicht berücksichtigt werden.
Für beide Varianten ist der Zuschuss mit insgesamt 2.450 € pro Kalenderjahr begrenzt.
Die Fahrtkostenersatzverordnung gilt für Wochen‑, Monats‑, Jahreskarten und auch für Einzelfahrscheine (im Gegensatz zur Öffi-Ticketregelung, die nur Wochen-, Monats- oder Jahreskarten umfasst).
Ein praktischer Anwendungsfall dazu ist, wenn ein Dienstnehmer ein privates Klimaticket für Dienstreisen verwendet.
Die neue Fahrtkostenverordnung regelt lediglich die abgabenrechtlichen Aspekte von Fahrtkostenersätzen. Der arbeitsrechtliche Anspruch eines Dienstnehmers auf Ersatz von Fahrtkosten in Zusammenhang mit beruflich veranlassten Reisen durch den Dienstgeber ist nach wie vor insbesondere in Kollektiverträgen, Betriebsvereinbarungen, Dienstverträgen und Einzelvereinbarungen geregelt.
Tipp: Diese pauschalen Möglichkeiten können auch in der Arbeitnehmerveranlagung ab 2025 im Bereich der Werbungskosten angewendet werden. Und zwar für beruflich veranlasste Reisen, sofern der Ersatz durch den Arbeitgeber niedriger ausgefallen ist. Aber Achtung: Fahrten für die Strecken zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählen nicht zu beruflich veranlassten Reisen; beruflich veranlasste Reisen sind zB. Fahrten zu Fortbildungen, Seminaren, Kunden, Baustellen.
Der Nachweis der beruflichen Nutzung hat durch entsprechende Aufzeichnungen zu erfolgen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen.