E-Bikes als Dienstfahrrad

Das E-Bike-Leasing verbindet steuerliche Vorteile mit Gesundheitsförderung und Umweltschutz.

Der Arbeitgeber ist Leasingnehmer, bezahlt die Leasingraten und kann diese als Betriebsausgabe absetzen.

Der Arbeitnehmer kann sich sein Wunsch­fahrrad im Fachhandel auswählen. Auf Basis einer Überlassungsvereinbarung kann das Fahrrad dienstlich und privat genutzt werden und am Ende der  Laufzeit zu einem günstigen Restwert angekauft werden.

Zudem gibt es Anbieter von Bikeleasing, die professionell Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Abwicklung des gesamten Prozederes unterstützen.

Der größte Benefit für den Arbeitnehmer ist, wenn der Arbeitgeber zusätzlich zum regulären Bruttogehalt auch noch die Leasingrate bezahlt.

Alternativ erfolgt in der Praxis häufig eine Gehaltsumwandlung, dann wird das Bruttogehalt während der Leasingdauer im Ausmaß der Leasingkosten reduziert. Der Dienstnehmer hat jedoch keinen Sachbezug, da der Sachbezug für ein E-Bike lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei ist. Damit hat der Dienstnehmer trotz 100 %iger privater Nutzung keinen Sachbezug.

Auch der Arbeitgeber bezahlt keine Lohnnebenkosten für den Sachbezug.

Als Bonus kann vereinbart werden, dass Sonderzahlungen und auch Gehaltsanpassungen vom vorhergehenden Bruttobezug berechnet werden.

Leistungen, die sich am Entgelt orientieren, wie Krankengeld, Pension, Arbeitslosengeld oder Wochengeld, fallen allerdings geringer aus.

Am Ende der Leasinglaufzeit kann der Mitarbeiter das E-Bike auf Basis der Überlassungsvereinbarung zu einem attraktiven Kaufpreis erwerben. Das BMF erlaubt eine vereinfachte Berechnungsmethode für den Sachbezug beim Ankauf.

Bikeleasing – Links zu div. Berechnungen /Fragen /Antworten

https://at.jobrad.org/c/vorteilsrechnerhttps://bikeleasing.at/faq

Bikeleasing – im Detail

Umfassende Erläuterungen und Zusammenfassung (teilweise) mit herzlichem Dank für die Genehmigung aus dem „Vorlagenportal“ übernommen

Jobrad (Leasing) mit Bezugsumwandlung

Zahlreiche Betriebe bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit an, ein Dienstfahrrad zu nutzen. Hierfür werden – im Regelfall mit gleicher Bedeutung – z.B. auch die Begriffe Jobrad, Dienstrad, Firmenrad oder Job-Bike verwendet. Betriebe können den Mitarbeitern die angekauften oder geleasten Fahrräder kostenfrei oder gegen Kostenbeteiligung (Bezugsumwandlung oder Nutzungsgebühr) überlassen. Es können sowohl klassische Fahrräder (ohne Elektroantrieb) als auch elektrische Fahrräder (E-Bikes) zum Einsatz kommen. Für die Abwicklung einer Jobrad-Überlassung stehen demnach unterschiedliche Gestaltungsvarianten zur Verfügung:

• Anschaffung des Fahrrades: Kauf (Eigentumserwerb) durch den Arbeitgeber oder „Bikeleasing“ (d.h. rechtliches Eigentum verbleibt bei einer zwischengeschalteten Leasinggesellschaft und der Arbeitgeber fungiert als Leasingnehmer).
• Tragung der Anschaffungskosten: Finanzierung ausschließlich durch den Arbeitgeber oder Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers (je nach vertraglicher Ausgestaltung in Form einer Bezugsumwandlung oder einer monatlichen Nutzungsgebühr).

Fördertipp

Unternehmen können für die Anschaffung von Elektrofahrrädern i.d.R. Förderungen in Anspruch nehmen. Eine der zentralen Fördervoraussetzungen ist, dass die E-Räder jeweils mindestens vier Jahre im (wirtschaftlichen) Eigentum des Betriebs behalten werden müssen. Zu beachten ist, dass für steuerliche Zwecke hingegen eine übliche Nutzungsdauer von fünf Jahren angenommen wird (vgl. dazu Randzahl 207 der Lohnsteuerrichtlinien).

Abgabenrechtliche Behandlung

Die Zurverfügungstellung eines Fahrrades an den Mitarbeiter zu dessen (auch) privater Nutzung – einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte – ist im Grundsatz abgabenfrei (vgl. dazu § 4b der Sachbezugsverordnung und § 50 ASVG). Als „arbeitgebereigene“ Jobräder im Sinne der Verordnung zählen nicht nur vom Arbeitgeber angekaufte, sondern auch geleaste Räder. Der steuerliche Anspruch des Arbeitnehmers auf ein Pendlerpauschale bleibt vom Jobrad unberührt. Darf der Arbeitnehmer das Jobrad kostenlos beim Arbeitgeber aufladen, so führt dies zu keinem Sachbezug.

Bezugsumwandlung

Allerdings ist im Falle einer Bezugsumwandlung darauf zu achten, dass diese nur dann zur Reduktion der Bemessungsgrundlagen für die Lohnabgaben (Lohnsteuer, DB, DZ, KommSt, Sozialversicherung und betriebliche Vorsorge) führt, wenn aufgrund einer vertraglichen Vereinbarung die laufenden Bruttobezüge reduziert werden (Randzahl 206 der Lohnsteuerrichtlinien). Ein bloßer Nettoabzug (z.B. in Form einer Nutzungsgebühr) reicht hier nicht. Auch die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) geht anders als früher – als Reaktion auf die seit 01.01.2023 geltende neue Fassung der Sachbezugswerteverordnung – im Falle einer Reduktion der Bruttobezüge von einer Minderung der Beitragsgrundlage für die Sozialversicherung (und für die betriebliche Vorsorge) aus.

Gestaltungshinweise zur Bezugsumwandlung: Es ist zu bedenken, dass infolge der Bruttoreduktion – mangels dezidiert anderslautender Vereinbarung – auch die Basis für Folgeansprüche sinkt (z.B. für Sonderzahlungen, Überstundenentgelt, allfällige kollektivvertragliche Ist-Gehaltserhöhungen etc.). Möchte man diesbezügliche „Kollateralschäden“ für den Arbeitnehmer vermeiden, sind beispielsweise folgende alternative Gestaltungen denkbar:

• Es wird vereinbart, die Bruttokürzung nur für den laufenden Bezug (Gehalt/Lohn) anzuwenden und alle anderen Ansprüche hingegen weiterhin vom ungekürzten Bezug zu berechnen. Zur Umsetzung dieser Variante in der Personalverrechnung bedarf es i.d.R. eigener Hilfslohnarten, durch die bei den Folgeansprüchen eine Auffüllung auf die volle Basis erfolgt; eine diesbezügliche Abklärung mit dem jeweiligen Lohnsoftware-Anbieter ist empfehlenswert.
• Die Bruttokürzung wird im „gedämpftem“ Ausmaß festgelegt (z.B. betraglich um 1/7 abgeschwächt), um damit die zu erwartenden Folgenachteile – vor allem bei den Sonderzahlungen – zu kompensieren (z.B. statt einer Bruttokürzung von € 70,00 nur € 60,00).

Dadurch, dass eine Reduktion des Bruttobetrages erfolgt, landet auch nur der reduzierte Betrag in der Kennzahl 210 des Jahreslohnzettels (L16). Es bedarf hier also keiner „Sonderdarstellungen“ auf dem Jahreslohnzettel (L16). Eine Erfassung des Jobrades auf dem Lohnkonto hat ebenfalls nicht zu erfolgen.

Wichtig: Bei Bezugsumwandlungen ist darauf zu achten, dass diese keinesfalls zu einer Unterschreitung des kollektivvertraglichen Mindestentgelts führen dürfen, dies sowohl aus arbeitsrechtlicher Sicht als auch aus steuerlicher Sicht. Eine Bezugsumwandlung ist daher nur im überkollektivvertraglichen Betragsbereich zulässig.

Erfreulich ist aus Unternehmersicht außerdem, dass betrieblich angeschaffte Fahrräder und Elektrofahrräder zum Vorsteuerabzug berechtigen. Die für die Vorsteuerabzugsberechtigung nötige mindestens 10 %ige dienstliche Nutzung muss nach mittlerweile überwiegender Rechtsansicht nicht gesondert nachgewiesen werden, denn diese ist ohnehin dadurch gewährleistet, dass das Jobrad dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird (und daher keine private Nutzung durch den Unternehmer vorliegt).

Vertragliche Ausgestaltung

Wie bereits oben angeführt, kommen für die Anschaffung und Überlassung von Jobrädern verschiedene Ausgestaltungen in Betracht. Diese erfordern daher jeweils eine andere vertragliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und ziehen ggf. unterschiedliche abgabenrechtliche Folgen nach sich. Mustervereinbarungen sind entweder bei diversen Bikeleasinganbietern erhältlich oder können bei Ihrem Berater angefordert werden.

Praktische Abwicklung bei „Bikeleasing“

Die konkreten Abwicklungsschritte für „Bikeleasing“ – insbesondere die Zusammenarbeit mit den Fahrradhändlern und Leasinggesellschaften – können regional und je nach Kooperationspartner unterschiedlich ablaufen. Als Groborientierung für die planmäßige Abwicklung kann exemplarisch der folgende Ablauf dienen (es kann aber in der Praxis durchaus auch abweichende Handhabungen geben):

1. Mitarbeiter sucht Fahrrad im Shop eines kooperierenden Fahrradhändlers aus.
2. Fahrradhändler erstellt ein Angebot, Mitarbeiter füllt ein Formular zum Leasing-/Kaufvertrag aus.
3. Unterlagen (Bestellformular, Kalkulation und Leasing-/Kaufvertrag) werden an das Unternehmen übermittelt.
4. Unternehmen prüft die Unterlagen und schickt sie unterfertigt an den Fahrradhändler zurück.
5. Fahrradhändler stellt Rechnung aus.
6. Leasingunternehmen überweist Kaufpreis an den Fahrradhändler.
7. Fahrradhändler übergibt Rad an den Mitarbeiter (rechtlicher Eigentümer ist aber das Leasingunternehmen).
8. Unternehmen überweist die monatliche Leasingrate für die Leasing-Laufzeit an das Leasingunternehmen.
9. Bei der Variante Bezugsumwandlung: Das Bruttoentgelt wird für die Leasing-Laufzeit um einen vereinbarten Betrag gekürzt.
10. Mitarbeiter kümmert sich um regelmäßiges Service (diesbezügliche Pflicht sollte in der Vereinbarung verankert werden).
11. Am Ende der Laufzeit erwirbt der Mitarbeiter das Fahrrad zum verbleibenden Restwert (inkl. USt), bei Bezugsumwandlung i.d.R. unter Anrechnung der von ihm via Bruttokürzung bereits geleisteten Kostenanteile.

Auf regionale bzw. je nach Kooperationspartner unterschiedliche Ablaufprozesse ist bei der Formulierung der Vereinbarung mit dem Mitarbeiter ggf. Rücksicht zu nehmen.