Trotz Zustellvollmacht gegenüber Ihrer Steuerberatungskanzlei darf die Finanz bestimmte Schriftstücke an Sie, als „Kundin oder Kunde“ des Finanzamtes, direkt zustellen. Dazu gehören auch Mahnschreiben, die dann zumeist elektronisch zugestellt werden. So versäumen Sie keine Fristen:
Verpflichtende elektronische Zustellung
Seit 2020 sind Unternehmerinnen und Unternehmer verpflichtet, an der elektronischen Zustellung von Behörden teilzunehmen. Eine Ausnahme besteht, wenn keine Umsatzsteuervoranmeldungen (UVAs) abgegeben werden müssen, weil die Umsatzgrenze von 55.000 Euro im Vorjahr nicht überschritten wurde. Diese Unternehmen dürfen auf die elektronische Zustellung verzichten.
Die elektronische Zustellung erfolgt über das Service „Mein Postkorb“ im Unternehmensserviceportal (USP). Unternehmen mit Zugang zu FinanzOnline wurden in der Regel automatisch beim USP registriert.
Direkte Zustellung trotz Zustellvollmacht
Die Steuerberater-Vollmacht beinhaltet üblicherweise auch eine Zustellvollmacht, wodurch das Finanzamt alle Schriftstücke und Bescheide an die Steuerberatungskanzlei statt direkt an den Steuerpflichtigen senden muss. Diese Regelung schützt vor Fristversäumnissen, da die Kanzlei die Fristen verwaltet.
Es gibt jedoch Ausnahmen, bei denen das Finanzamt Schriftstücke direkt an Sie zustellen darf:
- Schriftstücke zur Einhebung von Abgaben (z.B. Mahnungen, Vollstreckungsbescheide, Sicherungsaufträge) werden an den Zahlungspflichtigen geschickt, ebenso Vorabinformationen im Einziehungsverfahren.
- Vorladungen ergehen direkt an den Vorgeladenen.
- Zustellvollmachten sind ungültig, wenn sie fehlerhaft eingeschränkt wurden.
Da das Finanzamt diese Schreiben elektronisch zustellt, ist es entscheidend, die E-Zustellung einzurichten und regelmäßig die hinterlegten Verständigungs-E-Mail-Adressen zu aktualisieren.
E-Zustellung im Unternehmensserviceportal (USP)
Alle behördlichen Schriftstücke mit E-Zustellung werden in „Mein Postkorb“ im USP hinterlegt. Daher ist ein USP-Zugang erforderlich, der mit einer ID-Austria oder einem EU-Login eingerichtet werden kann. Bis zum 30. September 2025 ist der Zugang auch noch mit FinanzOnline-Daten möglich.
E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren
Finanzamts-Schriftstücke gelten als zugestellt, sobald sie in „Mein Postkorb“ eingehen – unabhängig davon, wann das Dokument geöffnet oder gespeichert wird. Es ist daher wichtig, eine gültige E-Mail-Adresse zur Verständigung zu hinterlegen.
Tipp: Es können mehrere E-Mail-Adressen eingerichtet werden.
Um Benachrichtigungen zu aktivieren, klicken Sie in „Mein Postkorb“ auf „Einstellungen“ und anschließend auf „Verständigungen“.
Es ist auch möglich, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Postvollmacht zu erteilen, indem ein eigenes Benutzerkonto angelegt wird. Eine Anleitung dazu finden Sie in der USP-Hilfe.
Überprüfen Sie weiters, ob Schriftstücke von der FinanzOnline DataBox auch wirklich in „Mein Postkorb“ weitergeleitet werden, indem Sie sicherstellen, dass das Kästchen bei „Weiterleitungen“ angeklickt ist.
Abwesenheit und Stellvertretung
Eine Abwesenheit kann für bis zu 28 Tage erfasst werden, jedoch gilt diese Regelung nicht für Finanzamts-Schriftstücke, die in der Databox zugestellt werden. Daher empfiehlt es sich, bei Abwesenheit eine alternative E-Mail-Adresse oder eine Postvollmacht für eine Vertretung einzurichten, anstatt die Abwesenheit zu aktivieren.
Kleinunternehmen und E-Zustellung
Kleinunternehmen, die nicht zur E-Zustellung verpflichtet sind, können bei bereits eingerichtetem USP-Zugang in „Mein Postkorb“ auf die elektronische Zustellung verzichten.
Ergänzend sollte in FinanzOnline geprüft werden, ob ebenfalls auf die elektronische Zustellung verzichtet wurde (Pfad: FinanzOnline > Ihre Unternehmensdaten).
Weitere Empfangsportale
Neben dem USP steht „Mein Postkorb“ auch Privatpersonen unter www.oesterreich.gv.at zur Verfügung. Die Teilnahme ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden. Hier werden beispielsweise SVS-Vorschreibungen elektronisch zugestellt.
Das Service „E-Brief“ der Post war ursprünglich auch für den Empfang von behördlichen Schriftstücken gedacht, die jetzt im privaten „Mein Postkorb“ empfangen werden können. So nutzen z.B. die Kirchenbeitragsstelle oder einige Vorsorgekassen dieses Service weiterhin.
Weitere Informationen
USP – Hilfe und Support WKO –Elektronische Zustellung (E-Zustellung) – FAQs